Rekisteriseloste

Sisällys 

1. Rekisterin nimi
2. Rekisterinpitäjä
3. Rekisteriasioista vastaavahenkilö ja yhteystiedot
4. Kunnan tietosuojavastaava
5. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste
6. Rekisterin tietosisältö
7. Säännönmukaiset tietolähteet
8. Säännönmukaiset tietojenluovutukset
9. Henkilörekisterin sisältämien henkilötietojen säilytysaika
10. Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle
11. Rekisterin suojauksen periaatteet
12. Mahdollisen automaattisen päätöksenteon olemassaolo*
13. Tarkastusoikeus ja tarkastusoikeuden toteuttaminen
14. Tiedon korjaaminen ja korjaamisen toteuttaminen
15. Rekisteröidyn suostumuksen peruuttaminen
16. Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät rekisteröidyn oikeudet
17. Rekisteröidyn valitusoikeus valvontaviranomaiselle
18. Muu informaatio
19. Rekisterihallinto

1. Rekisterin nimi
Viljelyspalstojen vuokrat – laskutusrekisteri

2. Rekisterinpitäjä
Järvenpään kaupunki, kaupunkikehityslautakunta 

3. Rekisteriasioista vastaava henkilö ja yhteystiedot
Vastuuhenkilö: asiakaspalvelupäällikkö, kaupunkikehitys

Yhteyshenkilö: asiakaspalvelusihteeri 
Seutulantie 12, Pl 41, 04401 Järvenpää
Puhelinvaihde 09 27 191 
Sähköposti etunimi.sukunimi@jarvenpaa.fi

4. Kunnan tietosuojavastaava 
Tietosuojavastaavan ajantasaiset yhteystiedot ovat saatavissa Järvenpään kaupungin verkkosivuilta www.jarvenpaa.fi, hakusanalla ”tietosuojavastaava”.

5. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste
Tietoja kerätään viljelypalstalaskutuksen hoitoa varten. Kyseessä asiakassuhde rekisterinpitäjän ja rekisteröidyn välillä.

Keskeinen lainsäädäntö: Henkilötietolaki 8 §

6. Rekisterin tietosisältö
Järvenpään kaupungilta viljelypalstan vuokranneet

Tietosisältö: 
Henkilön nimi, osoite, henkilötunnus ja yhteystieto (puhelinnumero/sähköpostiosoite)

Sähköiset ylläpitojärjestelmät:
Microsoft Excel, sähköinen viljelypalstavarausjärjestelmä 

7. Säännönmukaiset tietolähteet
Viljelypalstan vuokranneen henkilön oma ilmoitus ja Facta-Kuntarekisteri

Keskeinen lainsäädäntö:
Laki viranomaisen toiminnan julkisuudesta 4-7 luku (621/1999)

8. Säännönmukaiset tietojenluovutukset
Henkilötietoja ei luovuteta suoramainontaa, suoramarkkinointia, etämyyntiä, markkina- tai mielipidetutkimusta, henkilömatrikkeleita tai sukututkimusta varten.

9. Henkilörekisterin sisältämien henkilötietojen säilytysaika
Asiakasrekisteri: vuokra-aika + kaksi vuotta

Keskeinen lainsäädäntö:
Arkistolaki 831/1994 luku 4

10. Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle
Tietoja ei siirretä EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle

11. Rekisterin suojauksen periaatteet

Manuaalinen aineisto: 
Aineistot säilytetään lukituissa tiloissa ja arkistoidaan arkistolain ja -asetuksen mukaisesti niille varattuihin kansioihin ja säilytetään laissa määrätyn ajan.

Sähköisesti tallennettu aineisto:
Järvenpään kaupungin käyttämät laitteistot ja ohjelmistot on suojattu ja varmistettu kaupungin oman ja palvelutoimittajien tietoturvasäännösten mukaisesti. Tietojärjestelmiä käyttävillä työntekijöillä on työtehtävien mukainen käyttöoikeus sekä järjestelmäkohtaisesti henkilökohtaiset käyttäjätunnukset ja salasanat. Järjestelmien salasanat tulee vaihtaa säännöllisesti. Työsuhteen päättyessä käyttöoikeudet passivoidaan.

12. Mahdollisen automaattisen päätöksenteon olemassaolo
Ei automaatista päätöksentekoa

13. Tarkastusoikeus ja tarkastusoikeuden toteuttaminen
Rekisteröidyllä on oikeus saada tietää, mitä häntä koskevia tietoja henkilörekisteriin on talletettu tai ettei rekisterissä ole häntä koskevia tietoja. Edunvalvojan tarkastusoikeutta arvioidaan sen mukaan, minkälainen määräys hänelle on annettu.

Tietojen tarkastuspyynnön voi tehdä kaupungin lomakkeella tai riittävin tiedoin vapaasti kirjoitettuna. Tarkastuspyynnön tulee olla omakätisesti allekirjoitettu tai vastaavalla tavalla tunnistettu. Pyyntö toimitetaan käsiteltäväksi kaupungin kirjaamoon, jossa pyyntö kirjataan asianhallintajärjestelmään ja toimitetaan rekisterinpitäjälle.

Asiakkaalle annetaan tilaisuus tutustua tietoihin tai tiedot annetaan kirjallisesti. Tarkastusoikeus toteutetaan viivytyksettä, viimeistään 1 kk kuluessa pyynnön saapumisesta, jolloin tiedot ovat saatavilla tai tiedon pyytäjälle ilmoitetaan mahdollisen viivästymisen syy. Tiedot ovat saatavilla viimeistään 3 kk kuluttua pyynnön vastaanottamisesta. 

Tarkastuspyynnön epäämisestä rekisterin vastuuhenkilö antaa kirjallisen kieltäytymistodistuksen, jossa mainitaan syyt, joiden vuoksi tarkastusoikeus on evätty. Asianomainen voi saattaa epäämisen tietosuojavaltuutetun ratkaistavaksi.

14. Tiedon korjaaminen ja tiedon korjaamisen toteuttaminen
Rekisterissä oleva käsittelyn tarkoituksen kannalta virheellinen, tarpeeton, puutteellinen tai vanhentunut henkilötieto on oikaistava, poistettava tai täydennettävä. Tietojen korjauspyyntö tehdään omakätisesti allekirjoitetulla kirjallisella pyynnöllä. Pyynnössä tulee yksilöidä, mitä tietoja vaaditaan korjattavaksi ja millä perusteella. 

Rekisterinpitäjän on ilman aiheetonta viivytystä oma-aloitteisesti tai rekisteröidyn vaatimuksesta oikaistava, poistettava tai täydennettävä rekisterissä oleva, käsittelyn tarkoituksen kannalta virheellinen, tarpeeton, puutteellinen tai vanhentunut henkilötieto. Rekisterinpitäjän on myös estettävä tällaisen tiedon leviäminen, jos tieto voi vaarantaa rekisteröidyn yksityisyyden suojaa tai hänen oikeuksiaan.

Jollei rekisterinpitäjä hyväksy rekisteröidyn vaatimusta tiedon korjaamisesta, hänen on annettava asiasta kirjallinen todistus. Todistuksessa on mainittava myös ne syyt, joiden vuoksi vaatimusta ei ole hyväksytty. Rekisteröity voi saattaa asian tietosuojavaltuutetun käsiteltäväksi.

15. Rekisteröidyn suostumuksen peruuttaminen
Tietojen käsittely tämän rekisterin sisällä ei perustu suostumukseen

16. Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät rekisteröidyn oikeudet 
Rekisteröidyllä on oikeus pyytää rekisterinpitäjältä häntä itseään koskevien henkilötietojensa poistamista taikka käsittelyn rajoittamista. 

Rekisteröidyllä on oikeus kieltää rekisterinpitäjää käsittelemästä häntä itseään koskevia tietoja suoramainontaa, etämyyntiä ja muuta suoramarkkinointia sekä markkina- ja mielipidetutkimusta samoin kuin henkilömatrikkelia ja sukututkimusta varten.

Rekisteröidyllä on oikeus vastustaa henkilötietojensa käsittelyä. 

Rekisteröidyllä on oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen. 

EUROOPAN PARLAMENTIN JA NEUVOSTON ASETUS (EU) 2016/679, annettu 27 päivänä huhtikuuta 2016, luonnollisten henkilöiden suojelusta henkilötietojen käsittelyssä sekä näiden tietojen vapaasta liikkuvuudesta ja direktiivin 95/46/EY kumoamisesta (yleinen tietosuoja-asetus)

Henkilö voi pyytää tietojensa käsittelyn rajoittamista (Art 18) tai vastustaa tietojensa käsittelyä. 

Henkilö voi pyytää tietojen siirtoa järjestelmästä toiseen. (Art 20)

Henkilöllä on oikeus tulla unohdetuksi, tiedot poistetaan rekisteristä tietyin edellytyksin, Art 17

17. Rekisteröidyn valitusoikeus valvontaviranomaiselle
Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle henkilötietojen käsittelyyn liittyen.

18. Muu informaatio
Tietosuojaseloste on nähtävillä kaupungin verkkosivuilla ja Seutulantalon palvelupisteessä.

19. Rekisterihallinto
Järvenpään kaupunki, kaupunkikehitys

Hallintosäännön 5 luku 48 §. "Kaupunginhallituksen asiakirjahallinnon tehtävät. Kaupungin hallitus vastaa siitä, että asiakirjahallinnon ohjeistus, käytännöt, vastuut ja valvonta on määritelty kaupungin eri tehtävissä sekä mm. Kohta 1. hyvän tiedonhallintatavan ja hyvän henkilötietojen käsittelyn toteuttamisesta."  sekä Kohta 4 Kaupunginhallitus nimeää rekisterinpitäjät, ellei ole hallintosäännössä määrätty.

Etunimi ja Sukunimi *

Sähköposti *

Puhelinnumero

Yritys

Viesti *